Tenga en cuenta estos Consejos para un buen cierre de caja
El cierre de caja es un método empleado para identificar el flujo de entrada y salida de dinero de un negocio o comercio. Su función es comparar el dinero en efectivo con los valores de ventas reportados en caja. Este proceso es crucial para todos los comercios que efectúan las operaciones de cobro al contado y ayuda a controlar la circulación diaria del dinero en su negocio.
- Inicie la apertura de caja con una cantidad fija de dinero.
Siempre verifique la cantidad de dinero previo al inicio de las actividades. No intente hacer esto a puerta abierta, pues podrÃan llegar clientes que con sus compras o ventas perjudiquen el proceso contable. Elija un momento oportuno para realizar este procedimiento con calma y sin necesidad de afectar los horarios de atención.
- No gestione cobros con el dinero de la caja.
Evite crear más dificultades de las necesarias, no extraiga efectivo de la caja para saldar cuentas. Si desea llevar un proceso más ordenado, realice los pagos con dinero externo, recuerde que el dinero que se recoja del punto de venta se debe destinar para caja mayor y caja menor, es de muy mala práctica tomar dinero de la caja por ejemplo para pagar pedidos o gastos.
- Realizar dos arqueos de caja al dÃa y que sean ciegos.
Es muy importante que, si la jordana laboral del negocio tiene más de 8 horas se realice dos cierres de caja al dÃa y que sean ciegos, con esto podemos identificar en que franja del dÃa hubo descuadres y que el cajero este realizando bien el proceso de registro de venta.
Al realizar un cierre de caja ciego el cajero no sabe que efectivo debe entregar con esto evitamos que el cajero vaya cuadrando el cierre de caja durante la jornada laboral.
4.Tener cuidado con los sobrantes y faltantes, el cierre de caja debe ser exacto.
Si en el momento de realizar el cierre de caja, el cajero nos está entregando más dinero del que debe entregar mucho cuidado, puede que por ejemplo el cajero deje de registrar $250.000 en ventas pero ingresa $100.000 a la caja y él se queda con los otros $150.000 que pasa en este caso, cuando se valla a realizar el cierre de caja va a salir un saldo a favor de $100.000 pero en realidad el cajero se quedó con $150.000
Si por el contrario sale saldo negativo quiere decir que el cajero realizo mal los cobros y que dio mal el cambio, por lo general esto sucede cuando el cajero se confunde en el momento de dar el cambio y da más cambio de que debe dar al cliente.
- Considere el riesgo de descuadre.
Priorice la ejecución de medidas administrativas para evitar los errores que provocan el descuadre. Algunas causas que lo generan son el robo hormiga, el cambio errado y el préstamo entre cajeros, entre otros. Para evitarlos, es aconsejable que supervise su negocio usando un sistema de cámaras, aunque siempre es necesario mantener sus productos controlados mediante el inventario.
Las malas prácticas administrativas son eslabones de una cadena de problemas que afectan la salud financiera de la empresa. En el momento menos indicado puede verse en una situación en la que no podrá hacerles frente a sus cuentas por cobrar, proceso que también tiende a ejecutarse con muchos errores.
Es recomendable que luego de aplicar los ajustes necesarios a su proceso de cierre de caja, revise cómo van sus pagos: si existen errores de cuidado y qué tal está la estabilidad financiera de su comercio, pues las cuentas por pagar también son un proceso que se efectúa con muchas equivocaciones. Por eso, es oportuno que sepa cómo evitar los principales errores en las cuentas por pagar.